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Sistema ComDoc II

Facilitando la administración y el seguimiento de la documentación

La Universidad Nacional de Córdoba implementó un nuevo sistema de seguimiento de documentación, especialmente expedientes, único para toda la institución. Se trata de ComDoc II, desarrollado por el Ministerio de Economía de la Nación y distribuido entre las Universidades Nacionales por el Consorcio SIU.

 

Este sistema de información tiene como ventajas:

  • Abarca integralmente la documentación en trámite de la UNC al administrarla en una única Base de Datos, reemplazando a más de veinte sistemas independientes que usaban las distintas dependencias.
  • Su acceso vía WEB facilita el acceso al sistema, ya sea para ingresar, actualizar o buscar información.
  • Los sistemas reemplazados, al estar desvinculado exigían ingresar cada expediente o resolución que llegaba a la dependencia, lo que implicaba, además del tiempo, que se hacía con distintos criterios de clasificación y posibilidades de error.
  • Las consecuencias planteadas en el punto anterior y el hecho de que fueran sistemas independientes y diferentes dificultaban la búsqueda y en especial el seguimiento de la documentación.
  • Cumple con las disposiciones que regulan los procedimientos administrativos (Decreto 1883/91).
  • Asigna a cada documento iniciado un número único que servirá a lo largo de toda su trayectoria. Para ello se utiliza un criterio de codificación de documentación (CUDAP), reglamentado a nivel nacional y que pretende ser único para toda la Administración Pública Nacional.
  • Funciona sobre herramientas de software libre, por lo que, además delas libertades que supone, no requiere desembolsos por pago de licencias.
  • Al estar disponible a través del Consorcio SIU para todas las Universidades Nacionales, su desarrollo no implicó ninguna erogación por parte de la Universidad.
  • Facilita el seguimiento de documentación a través de las áreas internas de cada dependencia.
  • Permite el control de las autoridades sobre la atención de la documentación por parte de las áreas intervinientes.
  • Agiliza su tramitación entre las áreas usuarias, al no centralizar el tránsito de la documentación en la Mesa de Entradas.
  • Si bien las ventajas planteadas en los tres puntos anteriores son muy importantes, para dependencias que no lo deseen o no puedan implementarlo de manera descentralizada, el sistema permite mantener el sistema actual de manejo centralizado en la Mesa de Entradas.
  • El manejo con código de barras facilita la actualización del tránsito de la información.
  • Su documentación de usuario y administración es completa y para laUNC, la Secretaría General ha iseñado una adaptación a su operatoria propia.
  • El uso generalizado en muchas Universidades Nacionales (más de 20,entre las que se encuentran la UBA, Rosario, Tecnológica, Cuyo, etc.),permite el armado de una amplia red de usuarios para consulta, apoyo, etc.
  • Existe la posibilidad de agregarle funcionalidades que interactuencon la base de datos del sistema, habiéndose modificado varias de sus nterfases para facilitar su uso, especialmente las de  búsqueda.
Acciones de Documento
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